Organizar y supervisar una reunión de primer nivel o con gran cantidad de público

Problema

• La reunión tendrá una gran visibilidad dentro de la empresa.
• Es imprescindible que el evento funcione a la perfección, sobre todo porque algunos de los ponentes son altos ejecutivos de la empresa.
• Como nuestro equipo debe centrarse en desarrollar el mensaje y los contenidos del evento, preferimos no encargarnos de su organización.
• Habrá participantes de otros países, que pueden necesitar asistencia en su idioma.
• Nos preocupa que los participantes no se concentren en el contenido de la reunión.
• Nuestro departamento técnico tiene dudas sobre posibles problemas con el ancho de banda de la red.

Solución

• Un servicio personalizado de calidad para facilitar las comunicaciones mediante eventos virtuales empresariales de primer nivel. Cada día se celebran 100 eventos de este tipo en el mundo.
•  El tipo y la magnitud del evento vienen determinados por los objetivos de la empresa y por los requisitos necesarios para convertirlo en un éxito.
• Ya sea para una audioconferencia, seminario en línea o videoconferencia, el director de proyectos de Arkadin designado analizará detalladamente la logística y los servicios del evento (es decir, se encargará de: seleccionar la plataforma más adecuada de uno de nuestros socios tecnológicos; proveer los técnicos de video, ingenieros de audio y operadores telefónicos necesarios; y todos los aspectos relacionados con la imagen de marca).
• Si se trata de un evento complejo, se puede organizar un ensayo para probar todos los aspectos técnicos, o realizar una prueba de la tecnología para darla a conocer al cliente y a los ponentes. El equipo de Arkadin se encargará de gestionar el evento y asegurarse de que los contenidos se transmitan en el momento adecuado.  
• Se puede fomentar la participación de los asistentes mediante cuestionarios y encuestas. En función del tipo de evento, también se puede pedir a los participantes que expongan sus ideas o realicen comentarios. Arkadin también puede proporcionar un servicio de audio o chat en línea de preguntas y respuestas, y encargarse de supervisarlo para garantizar su buen funcionamiento.
• Acceso internacional en línea o a través de números locales, con servicio de asistencia local para los participantes en el evento.
• Implementación de tecnologías de mejora del ancho de banda (peer-to-peer, unicasting, multicasting, etc.).

Ventajas

• Arkadin se encarga de la logística del evento para que su equipo pueda centrarse en los contenidos.
• Con Arkadin tendrá la garantía de organizar una reunión profesional, a la que podrán acceder todos los participantes con facilidad.
• Podrá evaluar el evento, con informes y análisis posteriores, que incluyan la lista de participantes y, en caso necesario, resultados de encuestas y cuestionarios, así como datos de la participación.
• Podrá alargar la vida útil del evento contratando el servicio de archivado y otros servicios opcionales a la carta.

Acción

Para saber cómo puede ayudarle Arkadin Event a organizar reuniones de alto nivel, póngase en contacto con nosotros.