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Fomentar la participación en las reuniones
Problema
El éxito de la implementación de una solución de conferencia se mide por el grado de aceptación de los usuarios. Normalmente, uno siempre piensa en el organizador de la reunión y se olvida de los participantes; es un fallo que observamos a menudo en la colaboración a distancia. Es un factor muy importante que se debe tener en cuenta si se trata de rentabilizar una herramienta, y por eso para La división de comunicaciones en la nube de NTT Ltd. es fundamental lograr la participación activa de los usuarios.
Solución
Fomentar la participación en las reuniones es complicado, pero se puede lograr aplicando una sencilla regla: simplificar las conferencias en línea. La división de comunicaciones en la nube de NTT Ltd. facilita el trabajo no solo del organizador de la reunión, sino también de los participantes, gracias a la recepción de invitaciones y las funciones que estos pueden utilizar durante la conferencia.
Ventajas
Fácil de usar para todos los asistentes a la reunión.
Los participantes:
- reciben una invitación con toda la información de la conferencia (hora, enlace a la conferencia web, números de acceso, información del servicio de asistencia);
- pueden acceder a la reunión haciendo clic en la invitación, sin necesidad de introducir usuario y contraseña, ni instalar ninguna aplicación de software;
- pueden participar en una reunión con la tecnología que tengan disponible (siempre que utilicen la función de interoperatividad de BlueJeans);
- se pueden conectar mediante celulares o tabletas;
- son recibidos por el organizador de la reunión (en el caso de eventos virtuales);
- pueden compartir su escritorio con otros participantes con un solo clic, con una interfaz muy intuitiva;
- pueden chatear con el organizador de la reunión a través de la función de mensajería durante la llamada.
Reuniones supervisadas
Desde el punto de vista del organizador, evaluar el impacto de una reunión puede resultar complejo. Sin embargo, es un factor clave para mejorar la productividad de las reuniones. Las soluciones de conferencia de Arkadin incorporan una amplia gama de funciones que favorecen la colaboración en las reuniones.
El organizador:
- puede ver una lista de todos los asistentes que participan en la llamada (nombre y número de teléfono), así como de los ausentes;
- puede saber cuántos minutos ha asistido cada participante a la llamada, con la hora exacta de entrada y salida;
- puede grabar las reuniones (conferencias de audio y web), y enviar un enlace a estas grabaciones (no se necesita hosting ni es necesario descargarlas);
- puede organizar una sesión de preguntas y respuestas al final de la llamada (en los eventos virtuales).
Máxima calidad de audio
La calidad del sonido de la conferencia repercute directamente en la atención de los participantes. Arkadin proporciona la mejor calidad de audio del mercado (máxima calidad a través de líneas PSTN). También utilizamos las tecnologías de VoIP más modernas para garantizar una buena calidad de audio cuando la conexión se realiza por Internet.
Ver para creer
Las videoconferencias son una buena forma de asegurar la atención de los asistentes. Más de la mitad del mensaje se transmite a través de la comunicación no verbal, es decir, la postura, los gestos y la expresión facial. Con la creciente popularidad de las videollamadas que ofrecen los medios sociales, los usuarios cada vez están más acostumbrados a comunicarse visualmente a través de Internet y quieren usar versiones empresariales de esas herramientas de videoconferencia en el trabajo. La mayoría de las soluciones de videollamada gratuitas de hoy en día carecen de las funciones de seguridad, rendimiento y asistencia técnica necesarias para ser utilizadas en el ámbito profesional. Desde sistemas de salas de telepresencia hasta entornos de videoconferencia personales, Arkadin ofrece soluciones de hardware y de software para convertir cualquier entorno de videoconferencia existente (incluidos los puntos de acceso) en una solución interoperativa, ampliable y accesible a través de Internet.
Acción
NTT Ltd. fomenta la participación en las reuniones facilitando las herramientas adecuadas. Somos conscientes de que cada empresa necesita una solución de conferencia distinta, en función del número de usuarios, las funciones que necesiten y la frecuencia de las reuniones. Póngase en contacto con nosotros y le ayudaremos a elegir el producto idóneo para su empresa.
Caso de éxito
Los empleados de ArisGlobal utilizan los servicios de La división de comunicaciones en la nube de NTT Ltd. diariamente y dedican más de 52 000 minutos mensuales a comunicarse por conferencia. Los países donde más los utilizan son Estados Unidos, Reino Unido, India y Japón. Estos servicios no solo se utilizan para llevar a cabo conferencias externas con clientes actuales y futuros, sino que además favorecen la comunicación entre los empleados de distintos niveles y divisiones.
Las soluciones de colaboración son un medio de comunicación muy eficaz para los usuarios, tanto internos como externos, que dan la sensación de estar permanentemente en contacto directo con la empresa.ArisGlobal